Êtes-vous débordé par la réception quotidienne des documents commerciaux ? Pour une organisation optimale et efficace, il n'y a rien de mieux que d’opter pour une dématérialisation de ses documents. Actuellement, cette solution a séduit la majorité des entreprises qui veulent optimiser ses relations commerciales. En effet, dématérialiser ses factures fournisseurs offrent une multitude d'avantages ne serait-ce que pour accélérer le traitement des documents. Étant un pas vers un format numérique, bénéficiez d’une gestion de dossiers plus avancée et optimisée.
C’est quoi une dématérialisation des factures fournisseurs ?
D’une manière générale, la dématérialisation des factures fournisseurs repose sur la transformation de factures fournisseurs en support papier en un format numérique. Le processus de ce traitement est généralement automatisé par le biais d’un programme informatique et se présente sous différentes formes en fonction de l’opération à réaliser. Il peut donc y avoir plusieurs sources. De plus, elle est pilotée par une sorte de logiciel de gestion optimisée. C’est un véritable défi mais aussi une meilleure opportunité pour moderniser sa gestion financière et comptable.
Pourtant, l’usage de cet élément être conforme aux exigences et surtout à la réglementation imposée par la loi et par les normes en vigueur. Selon la loi de finances, la mise en place de ce système très avancé deviendra obligatoire pour tous les organismes publics ou privés dès 2023. Ce projet a pour but de faciliter et d'accélérer les flux entrants et sortants sur les traitements de documents commerciaux. Ainsi, elle ne cesse d’évoluer au fil du temps pour offrir des résultats encore plus performants. C'est un pas vers une nouvelle dimension.
Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?
La mise en place de ce système de digitalisation offre de nombreux avantages aux utilisateurs. Tout d’abord, la dématérialisation des factures fournisseurs est un pas grand vers la préservation de l’environnement. Plus la fabrication de papiers diminue, plus le risque de déforestation est minimal. Sur le plan technique, elle sert à accélérer les traitements de la gestion comptable et financière dans une entreprise. Pourtant, ce n’est pas le seul objectif qu’elle propose. En effet, elle apporte plusieurs facteurs positifs pour optimiser les travaux.
En principe, sur le plan financier, dématérialiser ses factures fournisseurs permet de réduire vos dépenses liées à l’imprimerie du document, à l’acquisition des autres fournitures comme les enveloppes et surtout aux dépenses liées à son archivage physique. Quant au plan organisationnel, vous bénéficierez d’un système automatisé pour accélérer la gestion et le traitement des documents. Par conséquent, il est possible d'éviter la possibilité d'erreur. Enfin, l’usage de ce système numérique vous permet de réduire les empreintes de carbone dues à l’utilisation d’une imprimante au sein de votre entreprise.
Quels sont les éléments essentiels à savoir sur la dématérialisation ?
La dématérialisation des factures est généralement, l'un des principaux enjeux de la transformation numérique des organisations. En effet, elle permet d’apporter une valeur ajoutée à l’entreprise tout en haussant de manière automatique leurs chiffres d’affaires. À part cela, face à cette solution innovante, la transmission, le traitement et l’échange des informations sont beaucoup plus flexibles, efficaces, rapides et même plus agiles. Gérer le processus de traitement des fournisseurs n’est jamais une chose aisée, si le contexte s'étend à l’international.
Pour cela, elle doit être conforme aux normes imposées et doit s’adapter aux réglementations nationales et internationales. De plus, la mise en place de cette immobilisation incorporelle au sein de son organisation, favorise le maintien d’une relation optimale entre les entreprises. Toutefois, pour optimiser le suivi de son activité, il faut miser sur le bon produit. Sur le marché, il peut y avoir une large gamme de choix de logiciel de gestion. Puisque c’est une solution en constante évolution, il vaut mieux se référer à des professionnels.