On vit en plein milieu d’une mutation d’administration vers une opération de plus en plus électronique. Vu que la pandémie a limité les contacts physiques, la demande d’accord en ligne s’accroit rapidement. Cela exige systématiquement la signature électronique sécurisée. Les documents administratifs sont nombreux et nécessitent d’être signés en un peu de temps. Il n’est donc pas possible d’ajuster une signature manuellement. Si le délai d’élaboration de dossier n’est pas respecté, le problème de connexion, du téléchargement et le temps de scan en est la principale cause. Par conséquent, il n’est pas rare qu’on cherche une solution en ligne pour réaliser rapidement les tâches.
Quand signer en ligne avec un document Word
Il n’y a pas de limites où le besoin de signer est indispensable. Actuellement, la signature de document en ligne est plus que nécessaire. Il est primordial de mettre en œuvre ce système selon avocatsdroit.com, et ce dans la mesure d’appliquer un niveau de sécurité très élevé.
C’est une étape toujours nécessaire dans la vie courante tant qu’on vit dans une communauté. Signer peut être à l’origine des cas très personnels et parfois imprévus. L’internet a permis cet accord au profit de tout le monde même de nationalités différentes. Certes, un contrat signé peut en générer plusieurs.
Dans tous les cas pour un cadre professionnel, c’est un besoin éternel. La signature est le moteur d’une société aussi bien pour ses activités internes et qu’externes. Les responsables juridiques, de ressources humaines, de marketing, de commerce, de courtage, d’immobilier, de service d’abonnement et beaucoup encore, s’en reconnaissent tous. Sans compter l’accord des prestations en ligne pour le call center, les traitements des données, les MLM, les abonnements, les e-commerces, les œuvres multimédias. Bref, tous les services de la planète peuvent être définis par un contrat signé en ligne.
Comment signer un document Word en ligne ?
Plusieurs possibilités sont offertes par des services « légaux » pour une signature de document Word en ligne. Un service proposé par une entreprise de signature numérique doit avoir un profil professionnel dont l’identité est enregistrée légalement.
Pour signer généralement un document Word en ligne, voici les étapes basiques à suivre sur une plateforme dédiée : inscrire les noms et adresses mails des signataires pour l’enregistrement général. Télécharger le document via le site dédié. Voir la boite de réception du mail et cliquer le lien pour voir et signer le document. Une fois l’utilisateur a accès au dossier, une image de signature scannée ou tracée (avec la souris) par le signataire est à insérer. Afin de raffermir la convention, la plupart des utilisateurs exigent de télécharger une pièce d’identité nationale ou un passeport à mettre à côté de la signature. Valider la demande de signer. Voir le document signé et envoyé aux adresses mail des signataires.
Pour certains cas, les dossiers peuvent être stockés de manière sécurisée dans un cloud où seuls les signataires ont le droit d’accès. Une application conçue pour être adaptée au mobile et tablette rend service aux signataires. Et ce pour échanger largement les documents.
L’organisation des documents en ligne
Les premiers documents enregistrés sont des bases qu’on puisse enrichir suivant plusieurs méthodes. Une fois l’accès au document, on peut reconstituer son visuel voire le dupliquer en vue d’un autre usage. De meilleurs systèmes de mise en page sont suggérés, en appui des outils de Word étant accessibles dans la plupart des plateformes de signature. Un transfert et une modification de fichier à travers le pack Office sont également possibles. De même, des modèles sont disponibles pour accélérer le processus. On peut aussi voir différents modèles de texte prêt à être utilisés.
Pour un service plus intelligent, un espace bureautique est disponible en ligne pour gérer plusieurs dossiers. Le classement de dossier peut être bien structuré par les utilisateurs eux-mêmes. Ainsi, ces derniers valident celui ou celle qui souhaite y accéder. Enfin, un système de calendrier est aussi disponible pour prévenir un délai si proche.
La sécurité raffermie d’un service de signature en ligne
Lors d’une signature de document électronique, quelques options de sécurité sont aussi possibles à intégrer. Mais cela est sous l’accord des deux parties : L’impossibilité de modifier le document après la signature, si nécessaire cela requiert un envoi de pièce d’identité des signataires. La validation d’accès par des données audiovisuelles, la détection de comportement frauduleux par un système informatique, un tel programme est essentiellement recommandé avant l’utilisation d’une plateforme. Un centre de sécurité est très large pour classer les documents. Les services peuvent travailler avec des stockages en ligne, en privé ou groupe, via Google Drive ou encore le cloud de Microsoft.
Parfois, un SMS est utilisé pour accéder au document à signer. Dans ce cas, les numéros de téléphone reçoivent le code d’accès. De plus, des fournisseurs de certificats peuvent être liés avec certains accès. Les signataires font la vérification individuelle pour activer le certificat en guise de valider la signature. Toujours pour la sécurité, certains services proposent une application fonctionnelle sur les smartphones. L’accès demande donc un login spécifique.
De toutes ces conditions essentielles, la majorité des services de signature de document est évidemment payante.